Архив договоров
Договоры в почте, на диске и в бумаге — значит, срок пролонгации никто не увидит вовремя. AIARM собирает базу, индексирует стороны и даты и связывает ДС с исходным контрактом.
Что ломается в «папочном» архиве
- Разрозненность. Актуальная версия то в Outlook, то в «Договоры_финал_v7».
- Поиск. Найти договор по ИНН или предмету — полчаса и три коллеги.
- Сроки. Пропуск уведомления о непродлении = ещё год на чужих условиях.
- ДС без связи. Непонятно, какая цена и срок сейчас «живые».
- Доступ. Закупки, юристы и финансы смотрят разные копии.
Как устроен архив в AIARM
- Пакетно загрузите PDF/DOCX (и сканы) в проект или рабочее пространство.
- Система распознаёт текст, тип документа, стороны, суммы, даты.
- Договоры группируются по контрагенту и связываются с ДС/приложениями.
- Поиск работает по реквизитам и по содержанию («пени больше 0,1%», «без лимита ответственности»).
- По срокам окончания и ключевым датам можно выстроить контроль и напоминания.
Что контролировать в сроках
- Окончание действия и окно уведомления о расторжении / непродлении
- Автопролонгация
- Этапы оплаты и поставки
- Окончание гарантии
- Срок действия банковской гарантии / обеспечительного платежа
Когда применять
Когда база разрослась до десятков и сотен файлов, при смене юриста или СЭД, перед ежегодным аудитом — чтобы поиск и сроки жили в одном месте, а не в личных папках.
Чек-лист запуска архива
| № | Что проверить | Где | Критерий «ОК» | Типичная ошибка |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Полнота выгрузки | Источник | Все действующие + ДС | Только «красивые» PDF |
| 2 | Реквизиты | Карточка | Стороны, ИНН, номер | Пустой индекс |
| 3 | Связи ДС | Цепочка | ДС привязаны к договору | Сироты в папке |
| 4 | Срок окончания | Календарь | Дата извлечена | Бессрочно «по умолчанию» |
| 5 | Актуальная редакция | Версии | Понятно, что действует | Подписан старый файл |
| 6 | Доступ команды | Права | Юрист/закупки/фин | Только один владелец |
Пример из практики
Ритейл, 380 файлов: 12 пролонгаций «втихую»
- Юристы слили договоры с файлового сервера и почты за 3 года.
- Индексация показала 12 договоров аренды и IT с автопролонгацией и окончанием в ближайшие 60 дней.
- По двум IT-контрактам актуальная цена была только в ДС №2, которого не было в «официальной» папке закупок.
- После сборки архива закупки успели направить 5 уведомлений о непродлении и пересогласовать 3 цены.
Частые вопросы
Подойдут ли сканы?
Да, если текст читаемый. OCR извлечёт стороны и даты; для критичных сроков лучше перепроверить карточку глазами после загрузки.
Это замена СЭД?
AIARM закрывает анализ, поиск по смыслу и контроль рисков. Маршруты согласования и ЭЦП могут оставаться в вашей СЭД — архив и проверка рядом.
Как связан архив с аудитом?
Архив — постоянное хранение. Ежегодный аудит — проход по базе с планом правок. Без архива аудит каждый раз начинается с хаоса файлов.
Можно ли искать по условиям, а не по имени файла?
Да: по контрагенту, сумме, сроку и по фрагментам текста (неустойка, индексация, exclusive и т.п.).
Соберите договорную базу в одном месте
Загрузите пакет договоров и ДС — AIARM проиндексирует стороны, сроки и связи.