Ежегодный аудит договорной базы
Раз в год база «разъезжается»: автопролонгации, просроченные уведомления, жёсткие пени в старых шаблонах. AIARM прогоняет пакет договоров и собирает приоритетный план правок.
Зачем нужен ежегодный проход
- Сроки. Пропуск окна уведомления о расторжении = ещё год на старых условиях.
- Автопролонгация. Договоры «вечно» продлеваются без пересмотра цены и SLA.
- Штрафной хвост. Старые пени 0,5–1%/день без потолка остаются в силе.
- Смена закона и политики. Условия, нормальные год назад, теперь конфликтуют с внутренним стандартом.
- Полнота комплекта. Нет ДС, приложений, актов — спорный статус исполнения.
Как провести аудит в AIARM
- Соберите действующие договоры (и ключевые ДС) из архива / СЭД.
- Загрузите пакет в проект — система классифицирует типы и контрагентов.
- По каждому файлу извлекаются сроки, суммы, автопролонгация, неустойки, лимиты ответственности.
- Сводный отчёт ранжирует договоры: критично / важно / наблюдать.
- Юристы и владельцы договоров получают план: продлить, расторгнуть, переподписать, оставить.
Что смотреть в первую очередь
- Дата окончания и срок уведомления о непродлении
- Наличие и условия автопролонгации
- Неустойки без cap и односторонние права контрагента
- Индексация цены / аренды без лимита
- Отсутствие приложений, на которые ссылается текст
Когда применять
В конце финансового года, перед бюджетом закупок, при смене юрфункции или перед due diligence — когда нужно увидеть риски по всей базе, а не по одному договору.
Чек-лист аудита базы
| № | Что проверить | Где | Критерий «ОК» | Типичная ошибка |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Покрытие | Реестр | Все действующие в пакете | Только «крупные» |
| 2 | Срок / уведомление | Календарь | Дата и окно ясны | Пропуск окна |
| 3 | Автопролонгация | Условия | Осознанно оставлена | «Вечный» договор |
| 4 | Штрафы | Ответственность | Есть cap / симметрия | 1%/день без потолка |
| 5 | Комплект | Приложения | ДС и приложения на месте | Ссылка в никуда |
| 6 | План действий | Отчёт | Владелец и срок | Отчёт без задач |
Пример из практики
Средний бизнес, 214 договоров: 19 «горящих»
- Юротдел загрузил годовой пакет: поставка, аренда, IT, услуги.
- AIARM отметил 19 договоров с окончанием в ближайшие 90 дней, из них 7 — с автопролонгацией и окном уведомления 30 дней (уже почти упущено).
- В 11 договорах нашлись пени ≥0,5%/день без лимита; суммарный теоретический риск по одному IT-контракту — свыше 4 млн ₽ за 90 дней простоя SLA.
- План: 7 уведомлений о непродлении, 5 переподписаний на новый шаблон, остальное — наблюдение.
Частые вопросы
Сколько договоров можно проверить за раз?
Удобно идти пакетами по десяткам файлов (см. также пакетный анализ). Для годового аудита разбейте базу по типам: аренда, поставка, подряд, услуги.
Нужны ли допсоглашения?
Да, иначе аудит увидит устаревшую цену и срок. Минимум — последние ДС по каждому «живому» договору.
Чем аудит отличается от архива?
Архив хранит и ищет; аудит — разовый или регулярный проход с оценкой рисков и планом действий.
Кто должен вести план корректировок?
Юрист задаёт приоритет и шаблон, владелец договора (закупки, IT, админ) отвечает за переговоры и срок. Без владельца отчёт остаётся «на полке».
Соберите план по договорной базе
Загрузите пакет действующих договоров — AIARM отметит сроки, пролонгации и жёсткие условия.