История версий документов
Контрагент присылает «финал», потом «финал_2», потом «учли замечания». Без версий непонятно, какая редакция ушла в анализ и что именно поменяли в ответственности. История фиксирует загрузки, даёт diff и держит отчёт привязанным к конкретной редакции.
Как появляется версия
- Первая загрузка — версия 1, запускается анализ.
- Новый файл по тому же документу (ответ контрагента, внутренняя правка) — следующая версия с комментарием «что изменили».
- Анализ привязан к версии: отчёт по v2 не подменяет выводы по v1 автоматически без нового прогона.
- Сравнение: подсветка добавленного/удалённого текста между двумя выбранными редакциями.
- «Откат»: выбранная старая редакция становится текущей рабочей копией как новая версия — история не стирается.
Зачем это в переговорах
- Контроль подмены. Видно, уехала ли тихая правка в пени или подсудности между раундами.
- Аудит. Кто загрузил редакцию и когда — вместе с командным логом согласования.
- Споры «мы же правили». Diff показывает факт изменения пункта, а не воспоминания сторон.
- Экспорт. Сравнительный отчёт можно выгрузить для протокола (см. экспорт).
Лимиты и нюансы
- Версия — это загруженный файл, не посимвольный трекинг правок в онлайн-редакторе Word.
- Сканы: diff по OCR-тексту зависит от качества распознавания; критичные цифры сверяйте с PDF-страницей.
- Хранение старых редакций занимает место и подчиняется политике срока; уточняйте лимиты тарифа для длинных переговоров.
- Откат не «стирает» плохую версию из истории — это нужно для аудита и для ИБ.
Когда включать дисциплину версий
Обязательна при нескольких раундах правок и нескольких участниках согласования. Если договор согласовали с одного файла за день — хватит одной версии. Долгий тендер или подряд с пачкой ДС без версий превращает папку в лотерею имён.
Чек-лист работы с редакциями
| № | Что проверить | Где / контекст | Критерий «ОК» | Типичная ошибка |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Комментарий к версии | При загрузке | Кратко: «кап пени 10%» | Пустое «новая версия» |
| 2 | Diff до согласования | Сравнение vN−1 / vN | Просмотрены ответственность и цена | Сразу «ок» по письму контрагента |
| 3 | Актуальный анализ | Карточка | Отчёт на текущей версии | Решение по отчёту вчерашней редакции |
| 4 | Команда уведомлена | Согласование | Задачи сброшены на новую v | Директор смотрит старый PDF |
| 5 | Архив подписи | После подписания | Помечена финальная версия | Подписали файл не из AIARM |
Порядок использования
- Загрузите исходник как v1, прогоните анализ.
- После ответа контрагента загрузите файл как новую версию с комментарием.
- Откройте diff по спорным разделам, перезапустите анализ при существенных правках.
- Проведите согласование уже по актуальной версии; финал пометьте явно.
Пример из практики
Между v3 и v4 пропал потолок неустойки
Без версий. В почте лежали четыре вложения с похожими именами. Подписали файл, где кап пени убрали «в последний момент». Спорили полгода.
С версиями. Diff v3→v4 подсветил удаление абзаца о пределе ответственности; согласование вернули на доработку. Связано с проектом сделки и аудитом доступа в безопасности.
Частые вопросы
Нужно ли заново анализировать каждую версию?
Если менялись существенные условия — да. Косметическая правка реквизитов иногда достаточно сверить diff. Решение «существенно / нет» за юристом, не за галочкой «файл загружен».
Чем версия отличается от файла в проекте?
В проекте могут лежать разные документы (договор, акт, ДС). Версии — цепочка редакций одного логического документа. ДС лучше заводить отдельной карточкой, а не «версией договора», если это новый юридический акт.
Можно ли удалить ошибочную версию?
Политика обычно сохраняет след для аудита. Рабочей сделайте корректную редакцию через новую версию или откат-как-новая-версия. Полное уничтожение — только по процедуре ИБ/удаления данных.
Diff работает на сканах?
Сравнивается распознанный текст после OCR. Качество diff падает на плохих сканах — для спорных сумм открывайте страницы глазами.
Зафиксируйте редакции до подписи
Загрузите две соседние версии спорного договора и просмотрите diff по ответственности и цене.