Управление проектами и сделками
Договор без приложений — половина картины. Проект в AIARM собирает файлы одной сделки или объекта: основной контракт, ДС, спецификации, акты. Дашборд показывает, чего не хватает и где условия конфликтуют между документами.
Как организовать пространство
- Создайте проект под сделку, объект строительства, закупку или направление — не сваливайте всё в «Общее».
- Папки и теги. Например: «Основной договор», «ДС», «Акты», «Гарантии»; теги — контрагент, год, стадия.
- Загрузите комплект и дождитесь анализа по каждому файлу (при необходимости — пакетно).
- Смотрите дашборд: критичные риски, ближайшие сроки, отсутствующие типы документов.
- Закройте пробелы: догрузите недостающее, назначьте ответственного в команде.
Что видно на дашборде проекта
- Статус комплекта. Сколько файлов загружено / проанализировано / с ошибкой.
- Критичные риски. Документы с высоким score — первыми в списке.
- Сроки. Дедлайны из текста (оплата, поставка, пролонгация), если извлеклись.
- Команда. Кто назначен на разбор; лента событий по проекту.
- Кросс-сверка. Расхождения суммы/срока между договором и приложением.
Шаблоны структуры (ориентиры)
| Тип проекта | Минимальный комплект | На что смотреть кросс-анализом |
|---|---|---|
| Подряд / стройка | Договор, смета/спека, график, акты | Объёмы и цены договор ↔ КС |
| Поставка | Договор, спецификация, ДС, гарантия | Срок поставки и ответственность |
| Закупка / тендер | ТЗ, оферты, выбранный контракт | Отклонения оферты от ТЗ |
| M&A / DD | Пакет договоров целевой компании | Системные риски по базе |
Лимиты и границы
- Проект — организационная оболочка, не замена ECM/CRM: первичный учёт сделок может оставаться в Битрикс/1С, AIARM держит юридический контур файлов.
- Кросс-анализ работает по документам внутри проекта; «сравнить две сделки» — отдельные проекты или явная выгрузка.
- Чек-лист полноты помогает, но список обязательных типов задаёте вы (шаблоном или вручную) — система не угадает внутренний регламент.
- Права на проект режутся ролями команды — см. командную работу.
Когда нужен проект, а не «просто файл»
Заводите проект, если у сделки больше одного юридического файла или несколько людей смотрят комплект. Одиночный НДА «на почитать» можно держать без структуры. Долгий объект с ДС и актами без проекта быстро превращается в хаос имён final_v7.pdf.
Чек-лист проекта сделки
| № | Что проверить | Где / контекст | Критерий «ОК» | Типичная ошибка |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Имя проекта | Список проектов | Контрагент + объект/год | «Новый проект 2» |
| 2 | Комплект | Папки | Есть основной договор и приложения | Только черновик без спеки |
| 3 | Актуальные версии | Карточки файлов | Подписанная редакция, не старый draft | Анализ v1 при подписанной v3 |
| 4 | Кросс-суммы | Дашборд / отчёты | Цена договора = сумма приложений | Игнорирование ДС с новой ценой |
| 5 | Доступ | Роли | Менеджер пишет, наблюдатель только читает | Все с правами админа |
Порядок использования
- Создайте проект и папки под типы документов сделки.
- Загрузите комплект (пакетно, если файлов много).
- Закройте пробелы по чек-листу полноты; разберите критичные риски.
- Зафиксируйте решение (протокол, задача в CRM) и сохраните выгрузки в проекте.
Пример из практики
Подряд: договор говорил одно, смета — другое
Без проекта. Смету смотрел ПТО, договор — юрист, в разных папках почты. Разница в объёме всплыла на акте.
С проектом. Оба файла в одном проекте объекта; кросс-сверка и дашборд подняли расхождение до подписания ДС. Дальше — версии при новых редакциях и согласование с ПТО.
Частые вопросы
Сколько проектов заводить на одного контрагента?
По сделкам или объектам, не «один проект на контрагента навсегда». Иначе дашборд смешает риски рамокки и разовой поставки. Контрагента удобнее тегом или полем карточки.
Чем проект отличается от пакетной обработки?
Пакет — разовый прогон файлов. Проект — место, где комплект живёт неделями: новые ДС, акты, смена ответственных. Часто: пакет внутри проекта при первичной загрузке.
Можно ли связать проект с ID сделки в CRM?
Да, через внешний идентификатор и API: файл из CRM попадает в нужный проект AIARM, статус анализа возвращается в карточку сделки.
Нужен ли шаблон проекта с первого дня?
Для повторяющихся процессов — да: один раз описали папки и обязательные типы, дальше меньше дыр в комплекте. Для уникальной сделки хватит ручной структуры.
Соберите одну сделку в проект
Перенесите договор и приложения в структуру папок и посмотрите дашборд до следующей подписи.