Контроль платежей по договору
Счёт «на оплату сегодня» может пробить лимит этапа или повторить уже проведённый платёж. AIARM сверяет сумму с графиком договора и накопительным итогом до платёжки.
Где теряются деньги при ручной оплате
Бухгалтерия проводит поток, договор лежит в другой папке, график этапов помнит менеджер. Типичные потери:
- Сверх этапа. Счёт на 100% при авансе 30% по графику.
- Сверх цены договора. Σ оплат + новый счёт больше контракта без ДС.
- Дубль. Тот же номер/сумма уже уходили в прошлом месяце.
- Чужие реквизиты. Р/с не из договора — срочное «письмо о смене банка».
- Нет основания. Счёт без этапа/акта — потом не закрыть в учёте.
Как проходит сценарий в AIARM
- Загрузите счёт и связанный договор (с графиком платежей, если он в приложении).
- Система извлекает из счёта номер, дату, сумму, НДС, получателя и р/с.
- Из договора — цену, этапы, допустимые авансы, реквизиты, срок действия.
- Сверяет: сумма ≤ остатку этапа/договора, реквизиты, признаки дубля, НДС.
- Статус: к оплате / на проверку / отклонить.
- Финансист проводит только «к оплате» или после ручного снятия блокировки с комментарием.
Что контролируется по каждому платежу
- Привязка к номеру договора и этапу.
- Сумма и НДС против графика и лимита.
- Накопительный итог оплат по проекту.
- Реквизиты получателя ↔ договор / ДС.
- Признаки повторного счёта.
- Срок действия договора на дату оплаты.
Кто участвует
- Бухгалтер / казначей. Загрузка счетов и решение по статусу.
- Финансовый директор. Лимиты и кассовый план по договорам.
- Юрист. Расхождения условий оплаты и спорные ДС.
- Менеджер договора. Подтверждение этапа и первички (акт/УПД).
Когда применять
Перед каждой оплатой по договору с графиком или лимитом и при пакетной обработке счетов — особенно от 30–50 платежей в неделю и при нескольких этапах на одном контракте.
Чек-лист платежа
| № | Что проверить | Где | Критерий «ОК» | Типичная ошибка |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Основание | Счёт | Договор / этап / акт | Счёт «просто так» |
| 2 | График | Этап | ≤ доли этапа | 100% вместо аванса |
| 3 | Лимит | Накопительно | Σ ≤ цене договора | Оплата сверх контракта |
| 4 | НДС | Итог | Ставка и база | Неверный НДС |
| 5 | Реквизиты | Банк | = договору / ДС | Смена р/с письмом |
| 6 | Дубль | История | Нет совпадений | Повторная оплата |
Пример из практики
Строительный подряд: счёт на 340 000 ₽ сверх остатка
- По договору 14,2 млн ₽ уже оплатили 13,9 млн; подрядчик выставил счёт на 640 000 ₽ «за закрытие».
- AIARM показал остаток 300 000 ₽ и статус «отклонить / сверх лимита»; отдельно совпал дубль старого авансового счёта на 180 000 ₽ в пакете недели.
- Финансист вернул счёт: либо ДС на увеличение цены, либо пересчёт на 300 000 ₽.
- Переплату 340 000 ₽ и повтор 180 000 ₽ остановили до платёжки; ДС на допработы оформили отдельно с новой спецификацией.
Частые вопросы
Чем это отличается от проверки счетов?
Проверка счетов фокусируется на самом счёте: реквизиты, дубли, НДС. Контроль платежей смотрит шире — график этапов и накопительный лимит по договору в целом.
Можно ли оплатить, если акта ещё нет?
Только если договором прямо предусмотрен аванс или оплата по счёту без акта. Иначе риск — платёж без первички и спор о возврате. См. также гайды по оплате без акта.
Что делать при смене расчётного счёта контрагента?
Не проводить по письму из почты. Нужны ДС или официальное уведомление с подтверждённого канала и сверка с карточкой контрагента.
Какие гайды рядом?
Сверьте платёж с договором до отправки в банк
Загрузите счёт и договор — AIARM проверит график, лимит, НДС и отметит дубли.