Проверка счетов на оплату
Счёт без сверки с договором — риск дубля, чужого р/с и оплаты сверх этапа. AIARM проверяет реквизиты, сумму, НДС и основание до платёжки.
Типичные потери на счетах
- Дубль. Тот же номер/сумма уже оплачивался месяц назад.
- Подмена реквизитов. Р/с не из договора — письмо «срочная смена банка».
- Сверх этапа. Счёт на 100% при авансе 30% по графику.
- НДС. Неверная ставка или формулировка «в том числе / сверх».
- Нет основания. В счёте нет номера договора / этапа — потом не закрыть в учёте.
Порядок проверки
- Загрузите счёт (один или пакет) и связанный договор в AIARM.
- Система извлекает номер, дату, сумму, НДС, ИНН и банковские реквизиты.
- Привязывает счёт к договору по номеру или контрагенту.
- Сверяет лимит этапа, реквизиты, дубли в проекте.
- Формирует статус: к оплате / на проверку / отклонить.
- Финансист проводит только счета со статусом «к оплате» или после ручного ОК.
Что сверяется по каждому счёту
- ИНН и наименование получателя ↔ договор / ЕГРЮЛ
- Расчётный счёт и БИК ↔ реквизиты в договоре (или легитимное ДС)
- Сумма ≤ остатку по договору / этапу
- Ставка и сумма НДС
- Ссылка на договор, спецификацию или акт
- Признаки дубля: номер, дата, сумма, контрагент
Когда применять
Перед каждой оплатой по договору и при пакетной обработке счетов в конце недели/месяца — особенно если поток больше 30–50 счетов и часть приходит сканами.
Чек-лист счёта
| № | Что проверить | Где | Критерий «ОК» | Типичная ошибка |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Основание | Счёт | Номер договора / этапа | Счёт «просто так» |
| 2 | Сумма | График | ≤ этапу / остатку | 100% вместо аванса |
| 3 | НДС | Итог | Ставка и база | Неверный НДС |
| 4 | Реквизиты | Банк | = договору | Смена р/с письмом |
| 5 | Дубль | История | Нет совпадений | Повторная оплата |
| 6 | Закрытие | Акт/УПД | Есть или предусмотрено | Оплата без первички |
Пример из практики
Торговая компания: три дубля на 1,2 млн ₽
- За неделю в оплату ушло 64 счета; три из них совпали по контрагенту, сумме и почти совпали по номеру с уже оплаченными.
- Ещё один счёт на 840 000 ₽ имел р/с, которого не было в договоре — только в письме с «новой» почты менеджера.
- После сверки дубли отклонили, смену реквизитов запросили через ДС с печатью и звонком на известный номер.
- Экономия прямых потерь — 1,2 млн ₽; время финансиста на пакет сократилось примерно втрое.
Частые вопросы
Чем это отличается от контроля платежей?
Сценарий счетов фокусируется на самом счёте: реквизиты, дубли, НДС, основание. Контроль платежей шире смотрит график и лимиты по договору в целом.
Что делать при смене банковских реквизитов?
Не оплачивать по письму из почты. Нужны ДС или официальное уведомление с подтверждённого канала и сверка с карточкой контрагента. См. также гайды по подмене реквизитов.
Можно ли грузить пакет сканов?
Да. Для уверенного распознавания важны читаемые таблицы с суммой и реквизитами. После OCR проблемные счета уходят в статус «на проверку».
Какие гайды рядом?
Проверьте счёт до платёжки
Загрузите счёт и договор — AIARM сверит реквизиты, сумму, НДС и отметит дубли.