Уведомления о сроках и рисках в договорах
Договор лежит в архиве, а срок уведомления о непродлении — через две недели. Уведомления AIARM вытаскивают даты из загруженных документов и сообщают о критичных находках анализа, пока ещё можно успеть написать контрагенту.
Какие события уходят в уведомления
- Истечение и пролонгация. Дата окончания, срок уведомления о непродлении, автопродление — если даты извлечены из текста.
- Платёжные дедлайны. Ближайшие даты оплаты по графику, если график распознан в договоре или приложении.
- Готовность анализа. Документ обработан; в письме — ссылка на отчёт, не весь текст договора.
- Критичный риск. Высокий уровень по штрафам, лимиту ответственности, одностороннему расторжению — отдельный алерт ответственным.
- Командные действия. Комментарий, запрос согласования, смена статуса документа в проекте.
Каналы и настройка
Один и тот же тип события можно слать в разные каналы: критичное — сразу в email и in-app, остальное — в дневной дайджест.
- Email. Дедлайны и критичные риски; тема письма содержит контрагента и тип события.
- In-app. Центр уведомлений в кабинете; непрочитанные видны на дашборде проекта.
- Webhook. JSON на ваш endpoint для CRM/таск-трекера — удобно, если письма уже шумят.
- По проекту. В одном аккаунте стройка и закупки могут иметь разный набор алертов.
Ограничения, о которых лучше знать заранее
- Напоминание строится на датах, которые система смогла извлечь. Если срок только в скане без OCR или в переписке вне файла — алерта не будет.
- Уведомление не заменяет календарь юриста и не подаёт претензию за вас — только сигнал.
- Частота повторных напоминаний ограничена тарифом и настройками, чтобы не заспамить ящик.
- Эскалация руководителю работает только если в проекте назначены роли и указан email эскалации.
Когда включать уведомления
Имеет смысл, если у вас десятки действующих договоров с разными датами окончания, есть автопролонгация или график платежей, и ответственность размазана по команде. Для разовой проверки одного PDF достаточно отчёта анализа — отдельные алерты не обязательны.
Чек-лист настройки уведомлений
Пройдите после загрузки первых договоров в проект.
| № | Что проверить | Где / контекст | Критерий «ОК» | Типичная ошибка |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Даты в тексте | Договор / приложения | Срок и уведомление о непродлении извлечены | Срок только в устной договорённости |
| 2 | Окно напоминания | Настройки | За 30/14/7 дней до события | Алерт в день истечения |
| 3 | Канал для critical | Профиль пользователя | Email + in-app на критичные риски | Всё только в дайджесте |
| 4 | Ответственный | Роли проекта | Назначен владелец договора | Алерты уходят «в никуда» |
| 5 | Webhook (если нужен) | Интеграции | Тестовое событие принято | URL без HTTPS / без retry |
Порядок использования
- Загрузите действующие договоры в проект и дождитесь извлечения сроков.
- Включите напоминания за 30 и 14 дней до окончания / срока уведомления.
- Отдельно включите алерты на критичные риски анализа.
- Проверьте тестовым письмом, что ящик и роль ответственного верные.
Пример из практики
Автопролонгация аренды: уведомление за 90 дней
Без контроля. В договоре аренды: при отсутствии письма за 90 дней срок продлевается на год. Юрист вспомнил за две недели — контрагент отказал в досрочном выходе без штрафа.
С уведомлением. После загрузки договора система зафиксировала дату окончания и срок уведомления. Алерт за 90+ дней дал время направить отказ от пролонгации. Связано с отчётом по правкам и проектами.
Частые вопросы
Откуда система берёт даты для напоминаний?
Из распознанного текста загруженного договора и приложений: срок действия, дата окончания, срок уведомления о расторжении/непродлении, даты графика платежей. Если дата не извлечена — напоминание не создаётся; дату можно уточнить вручную в карточке документа.
Можно ли отключить всё, кроме критичных рисков?
Да. В настройках уведомлений каждый тип события включается отдельно. Типичная схема: critical — сразу, сроки — дайджест раз в день, командные комментарии — только in-app.
Уходит ли текст договора в письмо?
В уведомление попадают метаданные события: название документа, контрагент, тип алерта и ссылка в кабинет. Полный текст и отчёт открываются после входа — письмо не дублирует файл.
Чем webhook лучше email для сроков?
Если сроки должны сразу стать задачей в Jira/Bitrix/1С, webhook пишет событие в вашу систему без ручного переноса из почты. Email удобен для людей; webhook — для процесса.
Включите контроль сроков по портфелю
Загрузите действующие договоры и настройте напоминания до окна уведомления о непродлении.